La fonction Achats joue un rôle stratégique crucial dans la performance globale d’une entreprise. Elle impacte directement la rentabilité, la qualité des produits et services, ainsi que la gestion des risques. Pourtant, de nombreuses organisations sous-estiment encore son importance. Réaliser un audit de la fonction achat permet d’identifier les forces et faiblesses de ce département clé, et d’optimiser son fonctionnement pour générer de la valeur.
Objectifs d’un audit de la fonction achats
Un audit de la fonction Achats vise à dresser un état des lieux complet et objectif des pratiques, processus et performances du service. Il s’agit d’une démarche approfondie qui examine tous les aspects des achats, de la stratégie globale aux opérations quotidiennes. Les objectifs principaux sont triples :
Identifier les forces du service achats
L’audit permet de mettre en lumière les points forts et les bonnes pratiques déjà en place au sein du service Achats. Il s’agit d’identifier les processus efficaces, les compétences clés des équipes, ou encore les relations fructueuses avec certains fournisseurs stratégiques. Ces forces constituent des leviers sur lesquels capitaliser pour améliorer la performance globale de la fonction.
Par exemple, l’audit peut révéler une expertise pointue de l’équipe sur certaines catégories d’achats, ou des outils de sourcing particulièrement performants. Ces atouts pourront ensuite être étendus à d’autres domaines pour maximiser leur impact positif.
Détecter les faiblesses du département achats
L’autre volet essentiel de l’audit consiste à repérer les dysfonctionnements, inefficacités ou lacunes du service Achats. Cela peut concerner des processus obsolètes, un manque de compétences sur certains aspects, ou encore une mauvaise allocation des ressources. L’objectif est d’identifier précisément ces points faibles pour pouvoir y remédier.
Prenons l’exemple d’une entreprise dont l’audit révèle des délais de traitement des commandes anormalement longs. Cette faiblesse impacte négativement toute la chaîne d’approvisionnement. La détecter permet ensuite de mettre en place des actions correctives ciblées.
Définir les axes d’amélioration prioritaires
Sur la base du diagnostic établi, l’audit doit aboutir à des recommandations concrètes et hiérarchisées. Il s’agit de définir les chantiers prioritaires pour optimiser la fonction Achats, en tenant compte de leur faisabilité et de leur impact potentiel. Ces axes d’amélioration constituent la feuille de route pour transformer le service.
L’audit peut par exemple préconiser en priorité la mise en place d’un outil de e-procurement pour digitaliser et fluidifier le processus d’achat. Ou encore recommander un plan de formation des acheteurs sur des compétences clés identifiées comme lacunaires.
Un audit bien mené doit non seulement identifier les problèmes, mais surtout apporter des solutions concrètes et actionnables pour améliorer durablement la performance des achats.
Étapes clés d’un audit des achats réussi
Pour être véritablement efficace et apporter de la valeur, un audit de la fonction Achats doit suivre une méthodologie rigoureuse. Voici les principales étapes à respecter :
- Définition du périmètre et des objectifs précis de l’audit
- Collecte exhaustive des données (processus, KPIs, contrats, etc.)
- Analyse approfondie des informations recueillies
- Benchmarking avec les meilleures pratiques du secteur
- Élaboration de recommandations concrètes et priorisées
La première étape est cruciale : il faut définir précisément ce que l’on attend de l’audit. S’agit-il d’optimiser les coûts ? D’améliorer la qualité des approvisionnements ? De réduire les risques fournisseurs ? Les objectifs guideront ensuite toute la démarche.
La collecte des données est un travail minutieux qui requiert la coopération de tous les acteurs concernés. Il faut examiner les processus en place, les outils utilisés, les indicateurs de performance, mais aussi interroger les équipes sur leurs pratiques quotidiennes. Cette phase peut révéler des écarts entre les procédures théoriques et la réalité du terrain.
L’analyse des informations collectées constitue le cœur de l’audit. Elle doit être menée de façon méthodique et objective, en s’appuyant sur des frameworks éprouvés. C’est à cette étape que l’on identifie les forces et faiblesses de la fonction Achats.
Le benchmarking permet ensuite de comparer les pratiques de l’entreprise avec celles des leaders du secteur. Cela aide à définir le niveau de maturité de la fonction Achats et à identifier des pistes d’amélioration inspirées des meilleures pratiques.
Enfin, l’élaboration des recommandations est l’aboutissement de tout le processus. Ces préconisations doivent être concrètes, réalistes et hiérarchisées. Elles constituent la base du plan d’action pour optimiser la fonction Achats.
Impacts d’un audit achats sur votre entreprise
Un audit bien mené de la fonction Achats peut avoir des répercussions positives majeures sur l’ensemble de l’entreprise. Examinons les principaux impacts attendus :
Optimisation des coûts d’achat
L’un des bénéfices les plus immédiats d’un audit Achats est souvent la réduction des coûts. En identifiant les inefficacités et en optimisant les processus, on peut générer des économies substantielles. Selon une étude récente, les entreprises qui mènent régulièrement des audits de leur fonction Achats parviennent à réduire leurs coûts d’achat de 5 à 15% en moyenne.
Ces économies peuvent provenir de diverses sources : renégociation des contrats fournisseurs, rationalisation du panel, optimisation des volumes d’achat, ou encore réduction des achats hors contrat ( maverick buying ). L’audit permet d’identifier les leviers les plus pertinents pour chaque entreprise.
Amélioration des relations fournisseurs
Un autre impact majeur concerne la gestion de la relation fournisseurs. L’audit permet souvent de détecter des dysfonctionnements dans ce domaine : manque de communication, absence de suivi de la performance, ou encore déséquilibre dans les rapports de force.
En mettant en lumière ces problèmes, l’audit ouvre la voie à une amélioration significative des relations avec les fournisseurs clés. Cela peut se traduire par la mise en place de processus collaboratifs, de programmes de développement fournisseurs, ou encore de mécanismes de partage de la valeur.
Des relations fournisseurs plus saines et équilibrées sont un facteur clé de performance et d’innovation pour l’entreprise.
Renforcement de la performance achats
Au-delà des aspects financiers, l’audit contribue à améliorer la performance globale de la fonction Achats. Cela se traduit par une meilleure efficacité opérationnelle, une réduction des délais, et une amélioration de la qualité des approvisionnements.
Par exemple, l’audit peut révéler un besoin de digitalisation des processus achats. La mise en place d’outils de e-sourcing ou de contract management peut alors considérablement fluidifier et sécuriser les opérations. De même, l’identification de lacunes dans les compétences de l’équipe peut déboucher sur des programmes de formation ciblés, renforçant ainsi l’expertise des acheteurs.
Ces améliorations de la performance achats ont des répercussions positives sur l’ensemble de la chaîne de valeur de l’entreprise. Elles contribuent à renforcer sa compétitivité et sa capacité d’innovation.
Choisir le bon prestataire pour votre audit
La réussite d’un audit de la fonction Achats dépend en grande partie du choix du prestataire qui le réalisera. Voici quelques critères essentiels à prendre en compte :
- Expertise sectorielle : le prestataire doit avoir une connaissance approfondie de votre industrie et de ses spécificités en matière d’achats.
- Méthodologie éprouvée : assurez-vous que le cabinet d’audit utilise des frameworks et des outils reconnus et adaptés à vos besoins.
- Expérience : privilégiez un prestataire ayant déjà mené des audits similaires pour des entreprises de taille et de secteur comparables.
- Approche sur mesure : méfiez-vous des approches trop standardisées. L’audit doit être adapté aux particularités de votre entreprise.
- Capacité à délivrer des recommandations actionnables : l’audit ne doit pas se limiter à un diagnostic, mais apporter des solutions concrètes.
Il est également crucial de définir précisément le cahier des charges de l’audit avant de sélectionner un prestataire. Cela permettra de s’assurer que les propositions reçues répondent bien à vos attentes et objectifs spécifiques.
N’hésitez pas à demander des références et à échanger avec d’autres entreprises ayant fait appel au prestataire envisagé. Cela vous donnera un aperçu concret de la qualité de ses interventions et de la valeur ajoutée apportée.
Enfin, accordez une attention particulière à la composition de l’équipe qui réalisera l’audit. Les consultants doivent non seulement avoir une expertise technique en matière d’achats, mais aussi des compétences en conduite du changement. En effet, l’audit n’est que la première étape : sa véritable valeur réside dans la mise en œuvre effective des recommandations.
En choisissant le bon partenaire pour votre audit de la fonction Achats, vous maximisez les chances d’obtenir des résultats tangibles et durables. C’est un investissement qui peut transformer en profondeur la performance de votre entreprise, en faisant des achats un véritable levier de création de valeur.